Word/PDF/HTML - Profile importieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Word-, PDF- oder HTML-Profile von Bewerbern in staffITpro importieren können.

1. Klicken Sie auf das oberste Register Bewerber

2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Word-, PDF- oder HTML-Datei auf Ihrem Desktop oder in Ihrem Windows Dateimanager. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie diese auf den Listenbereich des Bewerbers, in dem alle Bewerber angezeigt werden. Wahlweise können Sie auf die gleiche Art und Weise eine E-Mail Nachricht mit einem Profilanhang aus Outlook auf die Liste der Bewerber im Listenbereich ziehen und fallen lassen. Der Dateianhang wird automatisch extrahiert und importiert.
   
   
    

Wichtiger Hinweis: PDF ist ein geschütztes Dokumentenformat. In einzelnen Fällen kann staffITpro PDF Dateien nicht vollständig korrekt verarbeiten. Es kann zu einer falschen Darstellung des importierten Textes kommen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn PDF-Dokumente mit einer Software erstellt wurden, deren PDF-Interpreter vom Adobe-Standard abweichen. Beispiele für solche Programme sind Ghostwriter, PDFCreator, Aloaha PDF u. a. Falls Sie dennoch Profile importieren möchten, die mit solchen Programmen erzeugt wurden, empfehlen wir, die importieren Profildaten in staffITpro WEB zu überprüfen.

Folgender Dialog wird angezeigt, nachdem die Datei oder die E-Mail Nachricht auf die Liste der Bewerber gezogen wurde:

Beschreibung der drei Maskenbereiche

1. Anhand von verschiedenen Kriterien und Suchmechanismen überprüft staffITpro die Daten aus der importierten Datei. Die gefundenen Daten werden dann im ersten Bereich des Fensters den jeweiligen Felder zugeordnet (Stammdaten).
   Falls Vorname, Nachname und E-Mail nicht gefunden wurden, werden diese Felder andersfarbig dargestellt, um auf die fehlenden Informationen hinzuweisen. Die fehlenden Informationen müssen manuell nachgepflegt werden, damit Sie einen neuen Bewerber anlegen können. Sind diese Felder nicht gefüllt, bleibt die Schaltfläche zur Erstellung eines neuen Bewerberdatensatzes inaktiv (Schaltfläche Neu).
   Zusätzlich können Sie Im Bereich Partner, den Lieferanten der Profildaten auswählen, falls Sie das Bewerberprofil von einem Ihrer bereits hinterlegten Partner bekommen haben.

2. Im zweiten Bereich erfolgt die Suche nach möglichen Dubletten in staffITpro. Die im ersten Bereich gefundenen Stammdaten, werden im oberen Datensatz des zweiten Bereichs übernommen. Dabei haben die Felder Vorname, Nachname und E-Mail, standardmäßig ein Häkchen gesetzt. Dies bewirkt, dass die Dublettenprüfung nach diesen drei Kriterien erfolgt. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Dubletten prüfen, sucht staffITpro nach einem Bewerberdatensatz dessen Vorname, Nachname und E-Mail identisch sind mit denen Ihres importierten Profils. Falls eine Übereinstimmung gefunden wurde, wird der  bereits vorhandenen Bewerberdatensatz zusätzlich aufgelistet. Dabei wird der Eintrag *** Bitte wählen Sie diese Option, um das Profil als neuen Bewerber zu importieren *** trotzdem angezeigt.
   
   
   
   Bei der Dublettensuche können Sie mittels der Häkchen neben den aufgelisteten Feldern im ursprünglichen Bewerberdatensatz, verschiedene Suchmodalitäten wählen. Um die Suchmöglichkeiten zu erweitern, kann man das Häkchen bei E-Mail entfernen (siehe Beispiel-Grafik). Nach einem erneuten Klick auf die Schaltfläche Dubletten prüfen, wird nur noch nach identischem Vornamen und Nachnamen gesucht.
   
   Fall der Bewerber schon in Ihrer Datenbank vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit die bestehenden Daten mit dem importierten Profil zu aktualisieren. Dazu markieren Sie den gefundenen Bewerberdatensatz und betätigen die Schaltfläche Aktualisieren. Beim Aktualisieren wird das bestehende Volltextprofil des Bewerbers mit dem neuen Profil ersetzt.
   

3. Im dritten Bereich wird auf dem ersten Reiter das Zu importierende Profil angezeigt. Das Profil kann an dieser Stelle nicht bearbeitet werden.
   
   Im zweiten Reiter können Sie einen Bewerber den gefundenen Positionen zuordnen. Dabei wurden die Bewerberskills mit den Skillanforderungen aller Positionen verglichen und die Positionen aufgelistet, bei denen Übereinstimmungen gefunden wurden.
   
   
   
   Sie haben mehrere Filtermöglichkeiten um dem importierten oder aktualisierten Bewerber eine Position zuzuordnen:
   
    - Zum ersten können Sie sich Alle Positionen, Alle Offenen oder sofort die Passenden Positionen anzeigen lassen. Bei der Auswahl Passende Positionen werden die aktuellen Einträge im Profil des Bewerbers mit den passenden Anforderungen aus den offenen Positionen in staffITpro abgeglichen.
    - Zusätzlich können Sie noch weitere Filterkriterien benutzen. (z.B. Nummer der Position, Beginn-Datum der Position, Anzahl der Stellen zu der Position, Firmenname und Name des Ansprechpartners beim Kunden)
   
   Wenn Sie einen neuen Bewerber importieren möchten und ihm gleichzeitig eine offene Position zuordnen wollen, aktivieren Sie den Eintrag *** Bitte wählen Sie diese Option, um das Profil als neuen Bewerber zu importieren *** , setzen das Häkchen bei der gewünschten Position und betätigen die Schaltfläche Neu. Wenn Sie einen neuen Bewerber aktualisieren möchten und ihm gleichzeitig eine offene Position zuordnen wollen, aktivieren Sie den gefundenen Bewerber im zweiten Bereich der Maske, setzen Sie das Häkchen bei der gewünschten Position und betätigen die Schaltfläche Aktualisieren.
   

Hinweis: Nach dem Import wird ein neuer Bewerber mit den Mindestangaben Vorname, Nachname und E-Mail erzeugt. Alle bekannten Skills im Profil werden beim Bewerber unter Erfahrungen automatisch angekreuzt. Zusätzlich wird im Feld Original-Profil das importierte Profil als Volltext gespeichert. Dieses ermöglicht Ihnen, das importierte Profil unmittelbar durchsuchen zu lassen. Jedes importierte Volltextprofil wird immer sofort bei der Suche nach Bewerbern berücksichtigt. Sie können jederzeit mit der Funktion Profil konvertieren das Volltextprofil in die einzelnen Datenbankfelder von staffITpro übertragen.

Klicken Sie im Filterbereich auf den Filter letzter Import, um die neuen Bewerberprofile zu überprüfen.

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